Sparflex, conformément à la législation en vigueur, a mis en place son propre canal de signalement permettant d’envoyer des alertes, en garantissant la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, des autres personnes concernées, ainsi que du contenu de la signalisation.
Les signalements concernent les violations de la loi portant atteinte à l’intérêt public ou à l’intégrité de l’entreprise, dont le lanceur d’alerte a eu connaissance dans le cadre de son environnement professionnel.
Politique de confidentialité des données
La société prend très à cœur la protection des données à caractère personnel. La présente Politique de confidentialité explique quelles informations à caractère personnel nous recueillons de votre part lorsque vous utilisez l’EQS Integrity Line et la manière dont nous les utilisons. Nous garantissons la conformité avec les réglementations en vigueur relatives à la protection des données en adoptant les mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Instance compétente et délégué à la protection des données
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est
Sparflex
1 route de la folie, 51530, Dizy
0326531122
Le délégué à la protection des données de la société peut être joint à l’adresse e-mail suivante : mvaduret@beffroiconsulting.onmicrosoft.com
La mise en œuvre technique de l’EQS Integrity Line est réalisée pour notre compte par EQS Group AG (« EQS »).
Données à caractère personnel
Par principe, l’EQS Integrity Line peut être utilisée – dans la mesure où la loi le permet – sans fournir de données à caractère personnel. Vous pouvez néanmoins divulguer de votre plein gré des données à caractère personnel dans le cadre du processus de signalement, notamment des informations sur votre identité, votre prénom et votre nom de famille, votre pays de résidence, votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail.
Par principe, nous ne demandons pas ou ne traitons pas de catégories particulières de données à caractère personnel, par ex. des informations sur l’origine raciale et/ou ethniques, les convictions religieuses et/ou idéologiques, l’appartenance syndicale ou l’orientation sexuelle. Toutefois, par le biais des zones de texte libre dans le formulaire d’inscription, vous pouvez divulguer volontairement ces catégories particulières de données à caractère personnel.
Le signalement que vous effectuez peut également contenir des données à caractère personnel de tiers auxquels vous faites référence. Les personnes concernées reçoivent la possibilité de commenter les informations. Dans ce cas, nous informerons les personnes concernées de ces informations. Dans ce cas aussi, votre confidentialité sera préservée dans la mesure où la personne concernée ne recevra aucune information sur votre identité – si la loi le permet – et vos informations seront utilisées de manière à ne pas remettre en cause votre anonymat.
Objet et base légale du traitement
L’EQS Integrity Line vous permet de nous contacter et de signaler toute violation des règles de conformité ou des obligations légales. Nous traitons vos renseignements personnels afin d’examiner les alertes que vous avez soumises via l’EQS Integrity Line et d’enquêter sur les infractions soupçonnées aux règles de conformité et à la loi. Nous sommes susceptibles d’avoir quelques questions à poser à ce sujet. À cet effet, nous utilisons uniquement le canal de communication de l’EQS Integrity Line. La confidentialité des informations que vous fournissez est notre priorité absolue.
Vos données à caractère personnel seront traitées en conséquence sur la base du consentement que vous avez donné lorsque vous avez déclaré vos données à l’EQS Integrity Line (art. 6 par. 1 point a du règlement général de l’UE sur la protection des données, RGPD).
De plus, nous traitons vos données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire au respect des obligations légales. Cela inclut en particulier le signalement de faits relevant du droit pénal, du droit de la concurrence et du droit du travail (art. 6 par. 1 point c du RGPD).
Enfin, vos données à caractère personnel seront traitées si cela est nécessaire pour sauvegarder les intérêts légitimes de la société ou d’un tiers (art. 6 par. 1 point f du RGPD). Nous avons un intérêt légitime au traitement de données à caractère personnel pour empêcher et détecter les infractions au sein de la société, pour vérifier la légalité de processus internes et pour sauvegarder l’intégrité de la société.
Si vous nous fournissez des catégories particulières de données à caractère personnel, nous les traitons sur la base de votre consentement (art. 9 par. 2 point a du RGPD).
De plus, nous utilisons vos données à caractère personnel sous une forme anonyme à des fins statistiques.
Nous n’avons pas l’intention d’utiliser vos données à caractère personnel à d’autres fins que celles énumérées ci-dessus. Sinon, nous solliciterons votre consentement préalable.
Mise en œuvre technique et sécurité de vos données
L’EQS Integrity Line comprend une option de communication anonyme via une connexion cryptée. Lorsque vous utilisez l’EQS Integrity Line, votre adresse IP et votre position actuelle ne sont enregistrées à aucun moment. Après avoir envoyé un message, vous recevrez des données d’accès à la boîte postale de l’EQS Integrity Line qui vous permettront de communiquer avec nous de façon sécurisée.
Nous prenons les mesures techniques appropriées pour veiller à la protection et à la confidentialité des données. Les données que vous fournissez seront stockées dans une base de données EQS spécialement sécurisée. Toutes les données enregistrées dans la base de données sont cryptées par EQS à l’aide d’une technologie de pointe.
Divulgation de données à caractère personnel
La société œuvre à l’échelle internationale et possède des sites dans différents pays au sein et en-dehors de l’Union européenne. Les données enregistrées peuvent être examinées uniquement par des personnes disposant d’une autorisation spéciale au sein de la société. Dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour réaliser l’objet susmentionné, les personnes disposant d’une autorisation spéciale de nos filiales peuvent également être habilitées à examiner les données. C’est le cas en particulier si l’enquête sur votre alerte est menée dans le pays concerné. Toutes les personnes autorisées à examiner l’alerte s’engagent expressément à préserver la confidentialité.
Afin d’accomplir la finalité susmentionnée, nous pouvons également être amenés à transférer vos données à caractère personnel à des instances externes telles que des cabinets juridiques, des autorités judiciaires ou de la concurrence au sein ou en-dehors de l’Union européenne.
Si nous transmettons vos données à caractère personnel au sein du groupe ou en externe, un niveau uniforme de protection des données est garanti au moyen de règles internes de protection des données et/ou d’accords contractuels en ce sens. Dans tous les cas, la société demeure responsable du traitement des données.
Enfin, nous transférons vos données à caractère personnel à EQS dans la proportion susmentionnée à des fins de mise en œuvre technique. À cet effet, nous avons conclu un accord de traitement des données contractuelles avec EQS pour garantir la protection des données.
Durée de conservation
Nous stockons les données à caractère personnel aussi longtemps que cela est nécessaire au traitement de votre alerte ou que nous avons un intérêt légitime à stocker vos données à caractère personnel. De plus, vos données à caractère personnel peuvent être stockées si la législation européenne ou nationale l’exige pour satisfaire des obligations légales telles que des obligations de conservation. Par la suite, toutes les données à caractère personnel seront supprimées ou anonymisées.
Vos droits
Si vous avez fourni des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès, d’un droit de rectification et d’un droit à l’effacement des données à caractère personnel. Vous pouvez également limiter leur traitement ou demander leur transfert à une autre instance responsable.
Par ailleurs, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à tout moment pour des motifs liés à votre situation particulière.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. La révocation de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de votre consentement jusqu’à ce qu’il soit révoqué.
Vous pouvez faire valoir ces droits en informant la personne responsable ou notre délégué à la protection des données susmentionné. Si vous avez fait valoir votre droit à rectification, effacement ou limitation du traitement à notre encontre, nous sommes dans l’obligation d’informer de cette rectification, effacement des données ou limitation du traitement tous les destinataires auxquels nous avons divulgué les informations à caractère personnel vous concernant à moins que cela s’avère impossible ou que cela exige un effort disproportionné. Sur demande, nous vous informerons de ces destinataires.
Enfin, sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous avez le droit d’exercer un recours auprès de l’autorité de contrôle, en particulier dans l’État-membre de votre lieu de résidence, lieu de travail ou endroit de l’infraction présumée si vous pensez que le traitement de vos données à caractère personnel enfreint le RGPD.